Lediga jobb som Registrator i Lund

Om oss
Vi söker nu en huvudregistrator och arkivarie till utbildningsförvaltningens kansli, med placering på Enheten för juridik och elevhälsa.

Utbildningskansliet erbjuder stöd till förvaltningen som helhet.

Om rollen och dina arbetsuppgifter
Som huvudregistrator hos utbildningsförvaltningen kommer du att fortsätta det påbörjade arbetet med att effektivisera och modernisera förvaltningens ärendehantering och du förväntas planera och driva utvecklingsprojekt inom registratur och diarieföring.

Ditt arbete innebär bland annat att utveckla och kvalitetssäkra processer, skapa, revidera och kommunicera rutiner och arbetssätt som avser ärendehantering och hantering av allmänna handlingar samt säkerställa att dessa tillämpas inom hela förvaltningen. I arbetet ingår också att skapa och hålla i utbildningar för förvaltningens medarbetare.

Du kommer att ha ett nära samarbete med övriga enheter på kansliet och mycket kontakter med förvaltningens samtliga verksamheter.

I tjänsten ingår att vara ersättare för nämndsekreteraren vid behov. Bland övriga ansvarsområden kan nämnas posthantering, registrering, diarieföring, vara behjälplig med utlämning av allmänna handlingar och ha ansvar för utbildningsnämndens centrala arkiv. I arbetsuppgifterna ingår också att vara ett stöd åt arkivredogörarna i förvaltningens verksamheter.

Vi söker dig
Vi söker dig som har en universitets-/högskoleutbildning med inriktning mot offentlig förvaltning, arkiv- eller informationsvetenskaplig utbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. Du har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Har du tidigare arbetat som huvudregistrator är det meriterande. Detsamma gäller arbete inom skolväsendet.

Som huvudregistrator har du många kontakter med både politiker, tjänstepersoner och allmänheten vilket kräver att du är flexibel och noggrann samt en ansvarsfull organisatör. Du har en god samarbetsförmåga och relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt.

Som person är du drivande, noggrann, utvecklings- och serviceinriktad och bra på att strukturera, planera och prioritera ditt arbete. Du är en person som uppskattar och har strategier för att hantera flera frågor parallellt. Du har såväl förmåga som vilja att utgöra en nyckelfunktion för hela förvaltningens administrativa processer. Du har förmåga till helhetssyn, ser frågor i ett större perspektiv och är lugn och samlad i olika situationer.

Vi ser gärna att du har tidigare erfarenhet av offentlig verksamhet.

Du är van vid att arbeta i olika IT-system och har en god datorvana. Arbetet kräver god förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift. Har du arbetat i W3D3 eller motsvarande system är det meriterande.

Välkommen med din ansökan!

Vi erbjuder dig
Som medarbetare hos oss erbjuds du en rad förmåner med fokus på balans, trygghet och hälsa. Lunds kommun är en stor organisation med många spännande verksamheter och möjligheter för medarbetare till utveckling. Som medarbetare får du även tillgång till vår förmånsportal där du enkelt kan se dina förmåner och administrera dessa.
https://lund.se/arbete-och-lediga-jobb/sa-ar-det-att-arbeta-med-oss/det-har-ger-vi-dig-som-medarbetare

Om arbetsplatsen
Utbildningsförvaltningen ansvarar för gymnasieskola, anpassad gymnasieskola, vuxenutbildning, internationell grundskola och modersmålsverksamhet och har drygt 1 200 anställda. Som anställd här är du delaktig i att bedriva utbildning av hög kvalitet, och med ett stort engagemang för våra elever. Vi rustar eleverna för framtiden – med målet att varje elev ska nå sin fulla potential som människa och medborgare.

Här får du plats att växa. Inom Lunds kommun sätter vi kunskapen i centrum och skapar möjligheter att utvecklas i arbetslivet. Vi erbjuder en inkluderande arbetsmiljö, och chans att påverka och göra skillnad. Vill du bli en av oss? Visa mindre

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 44 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Avdelningen Dokumenthantering tillhör universitetsförvaltningen vars uppdrag det är att inom olika områden ge service och professionellt stöd till utbildning och forskning, rapportera till staten och andra myndigheter samt stödja och följa upp regelefterlevnad.

Inom avdelningen arbetar registratorer, arkivarier och systemförvaltare för att ge bästa stöd till verksamheten i dokumenthanteringsfrågor. Som registrator har du din arbetsplats på Arkivcentrum Syd i Lund.

Vi söker nu en vikarierande registrator som vill vara med och utveckla det stödjande uppdraget i en spännande och mångfacetterad myndighet.

Avdelningen Dokumenthantering annonserar just nu ut två registratorstjänster med samma arbetsinnehåll. För att vara valbar för båda anställningarna behöver du ansöka till båda.

Arbetsuppgifter

Som registrator inom avdelningen Dokumenthantering har du en stödjande roll inom Lunds universitet. Du har ett övergripande ansvar mot organisationen och fångar upp och stöttar när registratorerna inom universitets övriga delar behöver hjälp. Du har löpande kontakt med och servar hela universitetet med råd och stöd, huvudsakligen via telefon och e-post, samt håller i interna användarutbildningar. Arbetet innefattar dagligt löpande registratorsarbete såsom hantering av inkommande fysiska och digitala handlingar, ärendefördelning och diarieföring.

I tjänsten ingår att arbeta med kvalitetssäkring av diarieföringen genom olika kvalitetskontroller i dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3 samt att tillsammans med avdelningens andra registratorer regelbundet arrangera nätverksmöten för registratorer inom Lunds universitet. I tjänsten ingår även att informera och utbilda via webbinarier och digitala eller fysiska mötestillfällen, samt utarbeta texter och underlag i utbildningssyfte. Registrator ansvarar för att ta fram underlag och svar i universitetets årliga återrapportering till Justitiekanslern, samt att tillsammans med arkivarie uppdatera avdelningens sidor på internwebben. Registrator ingår i arbetsgrupp som uppdaterar universitetets dokumenthanteringsplan.

Inom avdelningen pågår just nu ett mindre projekt med implementering av nya systemfunktioner för förenklad diarieföring. Delaktighet i detta projekt kan också komma att bli aktuellt inom tjänsten.

Tjänstgöringen följer förvaltningslagens krav på myndigheters öppethållande och innefattar arbete på s.k. klämdagar.

Kvalifikationer

För att trivas i rollen är du kommunikativ, pedagogisk och tycker om att ge råd och stöd. Du förstår betydelsen av noggrannhet i myndighetsutövning och har också ett intresse för att arbeta såväl praktiskt inom universitetets dokument- och ärendehantering som med utveckling inom området. Du trivs med att samarbeta i det löpande arbetet lika väl som du kan arbeta självständigt, ta egna initiativ och föreslå förbättringar i arbetssätt och processer.

Krav för anställningen är:

- minst gymnasieutbildning 
- erfarenhet av att ha arbetat som registrator i offentlig verksamhet någon gång under de senaste fem åren, eller ha annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
- datorvana och goda kunskaper inom digitala kommunikations- och arbetssätt
- mycket god förmåga att kommunicera och uttrycka dig i tal och skrift på svenska samt god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på engelska
- att du är noggrann och strukturerad med förmåga att arbeta både självständigt och tillsammans med andra

Meriterande för anställningen är:

- erfarenhet av arbete inom statlig myndighet
- aktuell utbildning inom, eller aktuell kunskap om, offentlighets- och sekretesslagen samt förvaltningslagen
- erfarenhet av att anordna och hålla kurser/utbildningar
- erfarenhet av att arbeta i diarieföringssystem eller motsvarande system

Anställningstiden löper från 2022-05-16, eller så snart som möjligt därefter, t.o.m. 2023-04-30.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. 

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler. Visa mindre

Här får du plats att växa. Inom Lunds kommun sätter vi kunskapen i centrum och skapar möjligheter att utvecklas i arbetslivet. Vi erbjuder en inkluderande arbetsmiljö, och chans att påverka och göra skillnad. Vill du bli en av oss?


På kommunkontoret arbetar cirka 300 medarbetare inom strategiska funktioner. Tillsammans säkerställer vi att kommunen är en effektiv och modern organisation. Just nu befinner vi oss på en spännande utvecklingsresa med målet att fungera som en motor i utvecklingen av hela organisationen. Där vi tar ansvar för helheten, och sätter medborgarnas bästa i fokus.



Vid avdelningen för ledningsstöd på kommunkontoret finns ett antal enheter så som kansli, utredning, trygghet och säkert, utveckling samt juridik.

Enheten för registratur och valkansli söker nu en registrator till kanslienheten som har en fallenhet för att skapa struktur samt ordning och reda. Som registrator har du en nyckelroll i organisationen när det gäller dokumentflödet inom organisationen och du arbetar för att säkerställa den demokratiska processen i Lunds kommun. Du är viktig och du gör skillnad, vill du bli en av oss?

Om oss
Kanslienheten är navet för den demokratiska processen. Vårt gemensamma uppdrag är att stötta och ge service till politiker, chefer, handläggare samt allmänhet. Kanslienhetens service till politiken omfattar kommunfullmäktige med presidie- och beredningar samt kommunstyrelsen med dess utskott och beredningsorgan. I vårt ansvar ingår allt från postöppning och ärenderegistrering, via beredning och politisk behandling till arkivläggning. Kanslienheten är också ansvariga för genomförande av allmänna val. Ett viktigt och pågående utvecklingsarbete är att ta fram och implementera styrdokument för kommunens nämndarbete och ärendehantering. 
På kanslienheten är vi, i våra respektive roller, beroende av varandra och strävar mot samma mål varför samarbete och enhetlighet är en förutsättning och särskilt viktigt. För oss är helheten större än summan av delarna. Det är också därför vi hjälps åt i arbetstoppar och kan gå in för varandra vid behov.

Arbetsuppgifter
Du kommer arbeta i ett team med två andra registratorer men jobbar mycket tillsammans med kollegor från kansliet inom nämndadministrativt arbete i anslutning till kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och därtill hörande utskottssammanträden.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara registratur, posthantering, expediering samt administration kring förtroendevalda. Utöver detta så ska du också kunna utbilda kommunens tjänstepersoner inom registrering och diarieföring så att registratur och diarieföring fungerar på ett effektivt och rättssäkert sätt samt ge stöd och service till förtroendevalda, allmänhet och media. Du förväntas också delta i kommungemensamma projekt och/eller nätverk inom verksamhetsområdet, ansvara för omvärldsbevakning samt delta i arbetet med att utveckla och förankra processer och rutiner inom nämndadministrationen.

Vi söker dig som
har högskoleutbildning inom statsvetenskap, samhällsvetenskap eller en annan inriktning som arbetsgivaren bedömer som adekvat för tjänsten. Kunskaper om relevant lagstiftning, främst förvaltningsrätt, offentlighets- och sekretesslagen samt kommunallagen är av stor vikt. Kunskaper om GDPR/personsuppgiftslagstiftning och kunskaper om arkivlagen är också en framgångsfaktor för att lyckas i tjänsten. Vidare har du en flerårig erfarenhet av att ha arbetat i en offentlig och politiskt styrd organisation och gärna med kanslirelaterade arbetsuppgifter kopplat till kommunstyrelse så som registratur och nämndadministration. Att du har förståelse för den kommunala ärendeprocessen och dess komplexitet ser vi som en självklarhet. Du ska ha en fallenhet för ordning och reda samt struktur samt en väldigt god datorvana. Erfarenhet av att ha jobbat som registrator är ett krav. 

Vi ser gärna att du har kunskaper om ärendehanteringssystemet W3D3 eller liknande system samt publiceringsverktyg för förtroendevalda. Du har en väl utvecklad förmåga att uttrycka dig i svenska tal och skrift.

Personliga egenskaper

Du som person är noggrann, strukturerad och självgående samt väldigt duktig på att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du ser värdet i att arbeta som ett team och backar inte för att hjälpa dina kollegor eller ta egna initiativ. 

Du håller tidsramar och det är särskilt viktigt att du är noggrann och väl medveten om mål och kvalitetsstandarder och lägger stor vikt vid att leva upp till dessa. Vidare är det viktigt att du är serviceinriktad och förstår din roll, men ser helheten för verksamhetens bästa i agerande och beslut. Du är lugn och kontrollerad i påfrestande situationer och kommer ofta med idéer och nya angreppssätt i arbetsrelaterade frågor.

Vi erbjuder dig
en utvecklande tjänst med många samarbetsytor där du ges möjlighet att påverka såväl form som innehåll. Vi månar om varandra, vår arbetsmiljö och hälsa och vi har friskvårdsbidrag, som vi gärna ser att du nyttjar. Här kan du läsa mer om vad Lunds kommun erbjuder dig som  medarbetare: https://lund.se/arbete-och-lediga-jobb/sa-ar-det-att-arbeta-med-oss/det-har-ger-vi-dig-som-medarbetare

Övrigt

Vi planerar att hålla de första intervjuerna på eftermiddagen den 31 januari och 1 februari och ber dig därför planera din tillgänglighet. Visa mindre

Vi söker nu dig som har erfarenhet av arbete som registrator sedan tidigare till ett uppdrag i Lund. Start omgående och fram till sista september. Du behöver ha en god förståelse för ärendeprocessen och ha ett sinneför ordning och reda. Högskoleutbildning är meriterande men inget krav. Du kommer att vara anställd som konsult hos oss på Arena Personal och arbeta hos arbetsgivaren i Lund.

Med tanke på att uppdraget skall starta omgående kommer vi att hantera ansökningarna löpande. Visa mindre

Lund skapar framtiden – med kunskap, innovation och öppenhet! Vi vågar tänka stort, visa handlingskraft och med tillit låta nya idéer växa till hållbara lösningar. Vill du vara med och skapa framtiden med oss?

Barn- och skolförvaltningen arbetar för att skapa likvärdighet och goda förutsättningar för barn och elever att nå målen. Vi arbetar för en enhetlig och tydlig styrning för skola och förskola och en ändamålsenlig och effektiv organisation. Vidare strävar vi efter att skapa förbättrade förutsättningar för utveckling och kvalitet i verksamheten.

Vi söker nu en huvudregistrator till kvalitet- och myndighetsavdelningen vilket är en ny avdelning sedan årskiftet 18/19. Avdelningen är uppdelad i två enheter. Avdelningen ansvarar bland annat för handläggning av ärenden på huvudmannanivå, nämndprocessen, att utveckla förvaltningsövergripande strukturer för systematiskt kvalitetsarbete och förvaltningsövergripande rutiner. Avdelningen erbjuder fortbildning och stöd till organisationen som helhet.

ARBETSUPPGIFTER
Som huvudregistrator hos barn- och skolförvaltningen kommer du att arbeta med att effektivisera och modernisera förvaltningens ärendehantering och du förväntas planera och driva utvecklingsprojekt inom registratur och diarieföring.

Ditt arbete innebär bland annat att utveckla och kvalitetssäkra processer, skapa, revidera och kommunicera rutiner och arbetssätt som avser ärendehantering och hantering av allmänna handlingar samt säkerställa att dessa tillämpas inom hela förvaltningen.

I uppdraget kommer du att ha att ha ett nära samarbete med övriga funktioner inom kvalitet- och myndighetsavdelningen, övriga avdelningar inom stab och administration samt administrativa chefer i verksamheten.

Huvudregistrator är ersättare för nämndsekreteraren vid behov.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en universitets-/högskoleexamen med inriktning mot offentlig förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. Du har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och har du tidigare arbetat som huvudregistrator så är det meriterande.

Som huvudregistrator har du många kontakter med både politiker, tjänstepersoner och allmänheten vilket kräver en flexibel, noggrann och ansvarsfull organisatör. Du har en god samarbetsförmåga och relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt.

Som person är du drivande, noggrann, utvecklings- och serviceinriktad och bra på att strukturera, planera och prioritera ditt arbete. Du är en person som uppskattar och har strategier för att hantera flera frågor parallellt. Du har såväl förmåga som vilja att utgöra en nyckelfunktion för hela förvaltningens administrativa processer. Du har förmåga till helhetssyn, ser frågor i ett större perspektiv samt är lugn och samlad i olika situationer.

Vi ser gärna att du har tidigare erfarenhet av kommunal verksamhet.

Du är van vid att arbeta i olika IT-system och har en god datorvana. Du har tidigare arbetat i W3D3 eller motsvarande system. Arbetet kräver god förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift.

ÖVRIGT
Lunds kommun arbetar efter en strukturerad modell för rekrytering och annonsering. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekryteringssajter och liknande.

För att du ska få arbeta inom förskola/skola eller annan pedagogisk verksamhet måste du uppvisa ett godkänt utdrag från polisens belastningsregister. Läs mer och hämta blanketten på www.polisen.se Visa mindre